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2015.05.31 (シャニム51号掲載)

PART1 ビジネスプリンター

 

印刷環境はもっと快適&便利に!
機能の使い方と意味を総チェック

 

  • 快適で便利に、さらにコストも抑えて印刷するには
  • 割付コピーや2in1 IDカードコピーなど、コピーは機能メニューを確認
  • PCファクス送受信は用紙消費、インターネットファクスは通信費を削減
  • 保存、共有、編集。最新モデルのスキャン機能で文書活用の幅が拡大

 

 ドキュメント活用の要として欠かせないオフィス機器といえば、プリンターや複合機だ。「印刷」「コピー」「ファクス」「スキャナー」──のコア機能ごとに快適で便利になる使い方を紹介していこう。

 

印刷(プリンター)

 まず、プリントの快適性を大きく左右するのが、印刷スピードであることはいうまでもない。たが、「カタログ値ほど速いと感じられない。もう少し快適にならないか」と思ったことはないだろうか。

 そもそもカタログ掲載のスペックは、国際標準化機構(ISO)で定められた条件やメーカー条件により測定されたもの。実際には、使用PCやソフト、印刷ドキュメントなどにより出力速度は左右される。このため、処理の速いPCへのスペックアップは快適性を実現する1つの方法だ。

 プリンター側では、オートスリープ機能と内蔵メモリーをチェックするとよい。

 例えば、1~2枚の少数枚印刷ではファーストプリントタイム(印刷指示をかけてから1枚目が排出されるまでの時間)が速いほど快適だ。

 だが、レーザーやLED機では随分と待たされることがある。これは、スタンバイ状態が一定時間続くと自動的にスリープモードへ移行するオートスリープ機能が働き、複合機やプリンターが節電モードとなっていたため、ファーストプリントタイムに加えて、印刷可能な状態に復帰するウォームアップタイムが必要だったことが原因である。

 実は、このオートスリープ機能はスリープ状態へ移行する時間を変更できる機種も多い。移行を長時間またはオフに設定すれば、常にスタンバイ状態となり快適性は増す。電気代が気になるなら、使わない時間が続くことが明らかな場合など、機種によっては搭載されている節電ボタン(ワンボタンでスリープモードへ移行可能)で消費電力を抑えればよい。

 なお、インクジェット方式はウォームアップがないので、ほぼファーストプリントタイム通りに1枚目を印刷できる。

 高画質の画像などを含むデータ容量の大きいドキュメントを大量に印刷する時に、パフォーマンスが悪いと感じた場合は内蔵メモリーを見直してみよう。増設が可能な機種であれば、大容量化することにより快適性がアップするはずだ。

 

複合機&プリンターを快適に使いこなすための機能

 

 

利便性が高いモバイル印刷

 プリント環境を便利にするという視点では、ぜひ無線LAN(Wi-Fi)をベースにした話題のモバイル連携に注目してほしい。PCを介することなく、スマートフォンやタブレット端末内のビジネス資料やデータをダイレクトに印刷できる。

 例えば、スマートフォンで撮影した画像を外出先から社内のプリンターで印刷して、社内の同僚がすぐに資料として利用するといった使い方が可能だ。共有機はもちろん、個人でも複数端末を活用する時代だけに、ワイヤレスプリント対応機をパーソナル用途に使っても利便性が高い。

 また、印刷コストを削減したいなら自動両面プリントと複数ページを1枚に集約できるページレイアウト(割付)印刷を併用することだ。一般的に用紙消費量を4分の1や8分の1にまで圧縮できる。さらに、トナーやインクを節約する機能を使うことで、その消費量を削減できる。プリント原稿の濃淡は薄くなるが、実用上は基本的に問題ない。

 いずれも度が過ぎると、見づらかったり見栄えが悪かったりするので、社内外の用途を明確にして使い分けるとよいだろう。

 

コピー

 いかに効率よく便利に使うかが、コピー機能のポイントだ。

 そこで、注目は両面同時スキャンである。表裏印刷されたビジネス資料のコピーは、原稿台で片面ずつ裏返しながら作業しなければならない。1~2枚ならよいが、枚数が多いと面倒だ。両面同時スキャン対応のADFにセットしてしまえば、複合機に付きっきりで作業せずに済み、他の業務に時間を割りあてられる。

 また、業種によっては利便性の高い機能がある。例えば、店舗業務で身分証明書やIDカードの表裏を片面にコピーできる機能(2in1 IDカードコピー)だ。A4サイズ1枚を分割して9枚にコピーする機能を使えば、張り合わせる作業は必要になるが、大きなポスターなどを作成できる。

 印刷と同じく、複数ページを1枚に集約できる割付コピーはコスト削減に役立つ。ぜひ、複合機のマニュアルを再度確認してほしい。

 

ファクス

 ファクスでは、効果的に機能を使い分けることで、コスト削減と利便性アップの両立が可能となる。基本的な機能では、PCファクス送受信やインターネットファクス、ファクスto Eメール送信などだ。

 PCファクス送受信は用紙コストを削減する機能で、送受信ともPC画面で内容を確認でき、受信時は必要な場合のみ出力すればよい。通信費を抑えたいなら、インターネットファクスである。読み取ったデータをEメールの添付ファイルとしてネット経由で送信するので、電話回線が不要だ。

 オフィスに届いたファクスを外出先で確認したい場合はファクスto Eメール送信を使うとよい。受信ファクスを指定アドレスに転送してくれる。

 最近は、ファクスとクラウドを連携させた機能を搭載する最新モデルもある。受信したファクスをクラウドサービスに自動転送できるので、外出先での確認だけでなく、同僚とも情報を共有できる。

 

 スキャナー(電子化)

 複合機で、最も関連機能が豊富なのがスキャナーだ。アイデア次第で実に多彩な使い方が可能となる。

 スキャン機能の基本的な役割は、紙の文書を読み取って電子データ化すること。この点で、表裏印刷のドキュメントが増えていることから、電子文書を扱う機会が多いなら、やはり自動両面スキャン機能は欠かせない。

 そして、電子化した文書データをどう処理するかによって、様々な機能が搭載されている(機能と概要は表を参照)。これらの機能内容を理解して使い分けることがポイントだ。

 例えば、スキャン原稿の保存や共有が目的の場合、個人ごとにデータを配信するなら「スキャンto Eメール送信」、サーバー上で一括管理したりEメール添付ではファイル容量が大きい場合には「スキャンto FTP」や「スキャンtoネットワークファイル」を使うといった具合である。

 さらに、前述のモバイル連携機能を使うことで、スキャンデータをダイレクトにスマートフォンやタブレット端末に保存できる。紙資料を効率的に電子データとして扱えるので、とても便利な使い方だ。

 

スキャナー関連機能の種類と概要

 種類 概要
スキャン to USB 読み取った原稿データをUSBメモリーにダイレクト保存。SDカードなど、様々なメモリーカードに対応(スキャン to メディア)する機種もある。データの持ち運びに便利だ。
スキャン to Eメール送信 読み取った原稿データをEメールの添付ファイルとして、指定したアドレスへ送信。同僚や取引先など、様々な相手にPCレスで配信できる。
スキャン to FTP 読み取った原稿データを指定のFTPサーバーへダイレクト転送。FTPサーバーにアクセスすることで、電子化したドキュメントを共有することができる。
スキャン to インターネットファイル 読み取った原稿データをネットワーク上の共有フォルダーなどに保存できる機能。Eメール送信では対応できない大容量データなどの配信に便利だ。
スキャン to Eメール添付 Eメールソフトを自動起動し、読み取った原稿データを添付したメールを作成。メッセージを書いて送信先を指定すればよく、データ添付の手間が削減される。
スキャン to イメージ グラフィックソフトを自動起動し、読み取った原稿データを表示。データの加工や修正を行うことができる。
スキャン to OCR 読み取った原稿を日本語OCRソフトによりテキストデータに変換。データの修正や編集を行うことができる。
おまかせ一括スキャン 複数の原稿を一度のスキャン動作で読み取り、個別データとして保存。何度も読み取り作業を行なう手間を削減できる。

※機能名称はメーカーにより異なる。また、機種によっては搭載されていない機能もある
 

 

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