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2014.09.10 (シャニム48号掲載)

商品研究2 ビジネスプリンター

 

用途に合わせてタイプや台数を選定
ドキュメント環境が便利で快適に

 

  • 一般オフィスではA3カラー複合機がセンターマシンの基本
  • 2台以上の分散設置で快適性がアップし、コスト削減効果の期待も
  • 店舗のPOP内製にビジネスインクジェットの鮮やかさが好適
  • カウンター/受付の用途ではモバイルプリンターに注目

 

 

 ビジネスプリンターでは、業種や業態、資料のプリント量や頻度、通常のビジネス文書か販促ツールかといった印刷物の種類など、主用途に合わせてタイプや台数を選ぶことが、賢く使うためのポイントだ。

 仕事のスタイルは多種多様だが、今回は①一般オフィス、②店舗、③カウンター/受付──この3つの用途に適したプリンターの選び方を見ていきたい。

 

基本はA3カラー複合機

 事務作業をメインとする①一般オフィス特に小中規模事務所やSOHOなどに最も多く見られるビジネスプリンターの導入パターンは、複合機1台をセンターマシンとして設置しているスタイル(図A)だろう。

 用途に関わらず、センターマシンは一般オフィスにおけるドキュメントの出入り口として中核的な役割を担う。この点で、プリンターやコピーに加え、スキャナー、FAXなどのコア機能が集約された複合機を選ぶのが一般的である。

 また、A3出力やカラー印刷は使う機会が少なくとも、ビジネス視点では不要とも言い切れない。このため、センターマシンには、A3カラー複合機を選んでおけばひとまず安心だ。

 これまで、A3カラー複合機といえばレーザー機の独壇場だったが、最近はビジネスインクジェット(以下、BIJ)のラインアップが急速に増えてきた。耐久性やビジネス画質などの課題が克服されたことや、経済的な印刷費や消費電力が注目されたことが背景にある。

 レーザーとBIJはスペックや品質差が縮まっているだけに、いずれを選ぶかは悩ましいところだが、大きなポイントはランニングコストだろう。

 特に、カラー出力が多い用途ではチェックしたい。モノクロではレーザーもBIJも、印刷コストは大きくは変わらないが、カラーでは、BIJはレーザーの半分程度。数円の差とはいえ、年間や装置寿命とされる5年間で使う枚数を考えれば大きな差となる。

 ただし、耐久性の差は考慮する必要がある。例えば、高耐久モデルを比べると、耐久枚数はBIJが30万枚でレーザーは倍の60万枚だ。5年間の利用を想定した場合、BIJは月に約5000枚を出力できる。これ以上の印刷ボリュームならば、レーザー機を選択した方が耐久性に対する信頼性は高い。

 

分散設置で快適性がアップ

 どれほど高性能なセンターマシンを導入しても、プリントやコピーなどのジョブが集中して生産性が落ちることはある。1台で、すべてをカバーするのは難しい。

 そこで、推奨したいのが分散設置である。要は、センターマシンを中心に、ビジネスプリンターを追加することだ。台数が増えるので、利便性が向上するのはもちろん、センターマシンを選ぶ自由度も高まる。

 分散設置の最も基本的なパターンは、センターマシンに追加してサブ機1台を設置するスタイル(図B)。小規模事業者やSOHOなどに向く導入方法だ。

 機種を選ぶポイントは、センターマシンの性能を補うスペックを持つモデルを導入するなど、性能アップや相互補完となるような組み合わせを考えること。例えば、大量に印刷することが多い用途ではプリントスピードが速いセンターマシンに、高速スペックのシングルプリンターを追加設置するといった具合である。

 組み合わせを検討する場合、印刷サイズやボリュームと共に、カラーとモノクロの出力割合を考えると選びやすい。カラー印刷の頻度は少なくモノクロが圧倒的といった用途では、A3カラー複合機に加えて、通常使うサブ機としてモノクロのA4もしくはA3のシングルプリンターを設置することで、印刷環境は快適になる。

 この時、センターマシンはコピーやFAX、スキャンが中心で、その頻度もあまり多くはないといったケースもあろう。この場合、A3カラー複合機にミドルクラスのビジネスインクジェットを、サブ機として高速シングルプリンターを使うといったことを検討すると、投資コストが削減できる可能性もある。

 また、通常は少数枚の資料を印刷することが多く、たまに大量にプリントするというケースでは、高速印刷のセンターマシンとスリープモードからの起動が速く最初の1枚を素早く出力できるサブ機といった組み合わせが、快適な使い心地を実現してくれる。

 こうした考え方は、オフィス規模が大きくなっても同じように適用できる。ワークグループごとに利用実態を調べ、センターマシンを中心に必要に応じて複数のビジネスプリンターを分散設置(図C)することが、生産性アップやコスト削減につながる。

 

POP内製にインクジェット

 プリントはもちろん、コピーやFAXなど、②店舗もドキュメントを活用する機会は多い。この点、これらのコア機能が集約された複合機が向いていることは明らかだ。

 大方の店舗が設置スペースの課題を抱えているが、現在はコンパクトでハイスペックな複合機がラインアップされており、選択の自由度は以前より高い。例えば、内製したチラシを店舗でプリントして近隣地域に配布するといった場合、高耐久のレーザー機を選べば大量印刷にも対応する。

 また、店舗特有の用途としてPOPやポスターの内製といったニーズもある。これに適したタイプは、やはりインクジェットだろう。光沢ペーパーなどの専用紙を使った時の発色の鮮やかさはレーザーに勝る。BIJでは顔料系インクが採用されていることが多く、テキストもビジュアルも高画質でプリントが可能だ。

 設置場所に少し余裕があれば、レーザーのA3複合機は難しくとも、コンパクトなBIJなら置ける可能性がある。店内掲示物を内製したいといった用途にお勧めしたい。

 

モバイルプリンターも選択肢

 ③カウンター/受付では、店舗以上にスペースの制約を受ける。このためビジネスプリンター選びでは、基本的にコンパクトさが最も優先される。

 用途としては、資料や契約書などを印刷して来店者に渡すといった業務がメインとなるため、シングルプリンターがあれば十分に用は足りるはずだ。この点、レーザータイプのモノクロ機はコンパクト化が進んでおり、スペース次第では狭いカウンター下などにも収納できる。ただし、トレイの開閉など、実使用時の占有面積のチェックは欠かせない。

 一方、カラー機となると、小型化したとはいえカウンター設置は難しい面もある。その場合に、注目したいタイプがビジネス向けモバイルプリンターだ。

 外勤営業マンなどが出先で資料や提案書を印刷して顧客に渡すといった用途で使われている。持ち運ぶこと前提なので筐体は小さく、狭い場所はもちろん、機種によっては引き出し内に収納することもできる。

 製品化されているモデルはインクジェット技術ベース。スペックはデスクトップ型に劣るが、数枚程度の出力を基本とするカウンター業務なら十分に活用できる。都度、バックヤードにもどって出力するよりも利便性ははるかに高くなるはずだ。
 

図 一般オフィスのビジネスプリンター分散設置の例

 

モバイルプリンターは持ち運ぶだけでなく、
カウンターやデスクなどの狭いスペースで使うにも適している

 

 

 

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