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2013.05.31 (シャニム43号掲載)

もっと便利に“スマホ”を使う方法


手入力で名刺を確実にデータ化
話題の「Eight」で名刺管理達人に

フリーライター
百瀬 崇(CIPIN)

 

 数カ月前に会ったお客さん。連絡を取りたいと思って名刺を探すもののまったく出てこない。一体どこにしまったのやら──。

 ビジネスに欠かせないツールの一つである名刺。その管理方法は人それぞれですが、スマートフォン(スマホ)を使って管理できたら便利だと思いませんか。

 「すでにスマホ用の名刺管理アプリを使っている」という人もいるでしょう。しかし、今回ご紹介する「Eight(エイト)」は他の名刺管理アプリと少し違います。名刺の画像をサーバーにアップすれば、オペレーターがその画像を確認して手作業でデータ入力してくれるのです。

 OCR(光学式文字読取装置)を利用した機械での文字認識性能をしのぐ正確さでデータベースが作成されます。他の名刺管理アプリのように間違った内容が入力され、手直しをする必要がありません。こうした便利さが重宝され、多くのビジネスパーソンに利用されています。

 

「Googleマップ」にダイレクトアクセス

 Eightのサービスを利用するにはアカウントの作成が必要になります。あるいは「Facebook」のアカウントを持っていれば、そこに登録している情報と同期して利用することもできます。

 ログインしたら、まず自分の名刺をスマホのカメラで写真撮影します。撮影し終えた名刺をサーバーに送信。その後、データ化されるまでしばらく待つ必要があります。一日あたり5〜10枚の名刺が、翌営業日中をめどにデータ化されます。一度に大量に撮影する場合は、8〜15日程度かかることがあります。

 ここで待たされるのがEightの欠点ではありますが、オペレーターが手作業で入力してくれるので、OCRよりも正確なデータとなって登録されます。また、データ化している間は画像として名刺を確認できるので、検索などはできないものの紙の名刺を持ち歩いているのと同じ感覚で使うことができます。

 データ化されるのは名前と会社名、メールアドレス、電話番号です。スマホを使ってコミュニケーションをとるのであれば十分な情報といえるでしょう。

 また、部署と役職、URL、郵便番号、住所はユーザー自身で入力することができます。住所を入力しておけば、地図サービス「Googleマップ」やナビゲーションサービス「NAVITIME」などとダイレクトにアクセスできるのもEightの特徴の一つです。

 なお、スマホの画面上に表示されたメールアドレスや電話番号をタップすれば、すぐにメールを送ったり、電話をかけたりすることもできます。

 

 

 
アカウントは新たに情報を入力するほかにFacebookのアカウントを利用することもできる   Eightのホーム画面。アカウントを作成するとこの画面が表示される

 

     
   自分の名刺をスマホのカメラで撮影してサーバーへアップロードすれば、オペレーターがデータを入力してくれる  

 

 

 
オペレーターによってデータ化されるのは、名前と会社名、メールアドレス、電話番号   部署と役職、URL、郵便番号、住所はユーザーが自分で入力する

 

     
   住所を入力しておけば、地図サービス「Google マップ」やナビゲーションサービス「NAVITIME」などとダイレクトにアクセスできる  

  

 

情報を常に最新に保てる「リンク」

 他にもEightならではの機能があります。その一つがオンライン名刺交換機能「リンク」。リンクとは、Eight上でプロフィール名刺を交換することです。リンクすると自分の名刺帳に相手のプロフィール名刺が表示されるようになります。リンクしたユーザーのプロフィール名刺の情報や画像が更新されると自分の名刺帳に反映されます。リンクした相手の情報は常に最新の情報に保たれるのです。

 また、Facebookとの連携機能もあります。EightアプリからFacebookに接続設定すると、Facebookの友だちがEightユーザーだった場合にも自動で名刺がリンクします。

 リンクした相手が転職したり、肩書きが変わったりした場合には、名刺の内容が変更されたという通知が届きます。またEightをFacebookに接続していると、リンクした相手の名刺の下にFacebookのアイコンが表示されるので、相手の顔を忘れたときなどにも役立ちます。リンクの条件は他にも、Eightユーザーからの招待、Gmailとの接続があります。

 

タグで名刺管理をよりスムーズに

 Eightでは、4つの種別ごとにフィルタをかけて名刺一覧を整理することもできます。

「すべての名刺」「最近見た名刺(名刺を閲覧した順番に並び変えます)」「データ化中の名刺」「登録日順」──の4つです。

 まず、名刺一覧右上のフィルタボタンをタップします。次に一番上に表示される種別の右にある矢印ボタンをタップし、フィルタをかけたい種別を選択。「完了」ボタンをタップすると名刺一覧にはフィルタで指定した条件に合致した名刺が表示されます。

 名刺の並び順を変えることもできます。まず、トップ画面左上部にある設定アイコンをタップして設定メニューを開きます。「表示」をタップし、さらに「名刺一覧の並び順」をタップすれば「氏名順」「会社名順」「名刺交換日順」のいずれかを選ぶことができます。

 Eightはスマホと連動するPC用のマイページサイトも用意しています。住所を入力するときなどは、そのサイトを使うと便利です。また、サイトでは名刺にタグを付けることもできます。タグとは名刺を整理しやすくするため、名刺につけることができるキーワードのこと。特定のタグがついた名刺だけを表示させることができるため、タグをつけると名刺を検索しやすくなります。

 例えば、名刺交換が発生した「イベント名」や「取引先」「友だち」などの名刺の属性でタグをつけることができます。1枚の名刺に何個でもタグをつけることが可能です。

 

高い安全性で個人情報を保護

 EightはSansan(さんさん)が運営するサービスです。Sansanは2007年の創業以来、1000社を超える顧客に法人向けの名刺管理クラウドサービス「リンクナレッジ」を提供しています。Eightはリンクナレッジを通じて蓄積されたセキュリティのノウハウを生かしたサービス設計がなされています。

 クラウドで名刺を管理するというと気になるのは個人情報の扱いですが、Sansanは審査の厳しい法人でも利用できる基準のセキュリティレベルを保っているため、Eightも安心して利用できます。

 このようにとても便利で安全なEight。使いこなすことができれば、名刺探しで困ることはもうなくなるはずです。


 

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