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2012.06.10 (シャニム39号掲載)

目からウロコ! IT使い倒し術 連載12

IT使い倒し術 ファイル共有できる便利サービス
「Dropbox」を使いこなそう!!

 

 

フリージャーナリスト
高田伸一郎

 

「ネットワークストレージ」とは?

 以前、クラウドという言葉を説明したことがありましたが、ここのところ、クラウドを身近に感じるサービスが続々とリリースされ、その使い勝手も非常によくなっています。今回はクラウドという言葉が最もマッチする「ネットワークストレージ」サービスを紹介しましょう。

 「ストレージ」という言葉は聞き慣れない方もいるかと思いますが、単純にいえばHDDやSSD(フラッシュメモリードライブ)といったデータを格納するドライブのこと。これに「ネットワーク」が付くわけですから、ご想像通り「ネットワーク越しのデータ格納場所」を意味します。

 実は「ネットワークストレージ」は、インターネットのデータやり取りそのものに起源があり、HTTP(Webサーバーとクライアントのデータ送受信時に使われるプロトコル)やFTP(インターネットでファイル転送に使われるプロトコル)といった機能も、ネットワーク先のディスクから必要なファイルをやり取りする仕組みに他なりません。

 ただ、そのやり取りを、どのように見せるか(使わせるか)ということで、ブラウザを使う仕組みは、もうずっと以前から存在しています。

 ところが今回紹介する「Dropbox」では、このやり取りの方法が、いわゆるコロンブスの卵的な発想であって、自分のPCの特定フォルダーを、丸ごとネットワークストレージで同期するという仕組みを使い、複数のPCでファイル共有することを、非常に直感的でわかりやすくしたもの。インターネット接続していない時でも、ファイル操作が可能などの利便性を提供しています。

 Dropboxをお使いいただくのに適した方は、会社と自宅、あるいはデスクトップとノートPC、そしてiPadやスマートフォンなどでデータを共有してお仕事をされている方です。

 PC1台だけでご利用になるとしても、それなりの使い方はできますが、複数台のPCやスマートフォンをお使いになっている方向けのソフトウェアですので、それにご注意ください。

 また、最近では同様なソフトウェアが続々とリリースされていますが、まずはDropboxをお使いいただき、それから他のサービスを活用することをお勧めします。

 

インストール方法

  まずはダウンロードしましょう。アクセスするURLはhttp://www.dropbox.com/です。ここで「Dropboxのダウンロード」をクリックしてください。そして、ダウンロードしたファイルを実行すれば、次の画面になります。

①「インストール」をクリックして次の画面に移動します。

 

②ここでは「Dropboxアカウントを持っていません」をチェックし、「次へ」をクリックします(2台目以降のPCにインストールする場合は「すでにDropboxアカウントを持っています」をチェック)

 

③必要項目を入力して「利用規約を読み、同意します」にチェックを入れて「次へ」に進みます。
ここでコンピュータ名には、できる限り自分がわかりやすい、そのコンピュータを特定する名称(「自宅リビングPC」「伸一郎ノート」など)を入れるとよいでしょう。

 

④まずは「2GB」の無料版をチェックして、「次へ」をクリック。

 

⑤ここも「標準」にチェックを入れて「インストール」をクリック。

 

⑥ここで、簡単な使い方の説明が始まります。ひと通りの操作を確認してください。

 

 

 

 あとはデスクトップに表示された、このアイコンをクリックすれば、該当のDropboxフォルダーが開かれるようになります。

 それでは2台目以降のPCにも同様にインストールしてください。また、iPad/iPhone用、Android用も用意されていますので、それらにもインストールしておくと便利です。

 

 

基本的な使い方

 Dropboxが便利なのは、このフォルダーにファイルを入れると自動的に「ネットワークストレージ」にファイルが同期(保存)されること。 一番簡単な使い方例としては、DropboxをインストールしたいずれかのPCのDropboxフォルダーに、適当な写真ファイルを入れてください(デジカメ写真でもよいし、適当なワード・エクセルファイルを作って入れてもよい)。

 すると、画面右下の通知領域では、Dropboxのアイコンが次のようになります。

 

 このアイコンの右下の矢印がクルクル回っている時は、同期中です。そして緑のチェック印になれば、同期完了ということになります。これと同時に、他のPCがインターネット接続されていれば、そのPCも「クルクル表示→チェック印」に変わったはずです。

 この動作が終われば、すべてのPCで同期完了し、先ほど入れたファイルが、他のPCのDropboxフォルダーに入っていることが確認できます。

 これまでのように、他のPCとのファイル共有にUSBメモリーを使ったり、自分宛てのメールで送信したり、ということをすることは必要がなくなります。共有したいデータをDropboxフォルダーに入れておけば、インターネットがつながった瞬間に一気に同期されます。

 

セキュリティ上の問題

 ただし、利便性が高まることは、セキュリティ的なリスクも高まる。これが現代PC利用の最大テーマです。会社のデータを社外に持ち出すことを禁じている場合には、Dropboxの使用が禁じられていることも多いでしょう。 確かにデータ共有できるすべてのソフトウェアを禁止してしまえば、それはセキュリティ的に高い次元で守ることができるかもしれません。しかしながら利便性が失われることで、生産性が下がる(というよりも、上げられないといったほうが適切かもしれません)ことも、ぜひ経営者の方には意識してほしいのです。

 会社組織が大きくなればなるほど、単純に禁止ソフトウェアとして利用不可にし、リスクを逓減する手法が採られがちです。一定のリスクを取って、生産性を上げられることを無視しているのは、非常にもったいないと考えます。

 社員教育の一環として、正しいソフトウェアの使い方・データ管理方法を学ばせ、生産性向上に努めることにコストをかけることこそが、本来、企業としてあるべき姿ではないのかと問題提起させていただいて、今回は締めさせていただきます。

 

 

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