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2009.02.20 (シャニム26号掲載)

コスト削減、環境対策、利便性を 実現する最新ツール。デジタルOA機器 大全集!Part6

コスト削減、環境対策、利便性を 実現する最新ツール/デジタルOA機器

 

Part1. ビジネスプリンター(複合機)
Part2. ビジネスプリンター(シングル機) 
Part3. データプロジェクター 
Part4. 通信ツール 
Part5. デジタルビジネス小物
Part6. ビジネスソフト

  

Part6. ビジネスソフト

話題のソフトが
ビジネス業務を支援

 

 ビジネスでコスト削減や業務効率化、利便性アップを実現してくれるツールの1つがパソコンソフトだ。
 ここでは①ドキュメント作成、②ユーティリティ、③専門ソフト——この3分野を見ていくことにする。

 まず、①ドキュメント作成は具体的にはワープロや表計算、プレゼンテーション資料作成ソフトなど。マイクロソフトのOffice 2003を使っているユーザーも多いようだが、最新版の「Office 2007」を勧めたい。
 というのも、「10年ぶりの大幅リニューアル」(マイクロソフト)というように飛躍的に進化。簡単な操作で豊かな表現力を持つドキュメントを作成できるからだ。

 しかも、優待価格で購入可能な20周年記念版が用意されている。こうした機会をうまく活用することも、ソフトの賢い導入法といえるだろう。
 また、こうした統合ソフトには、ジャストシステムの「JUST Sweet」などのラインアップも揃う。それぞれに異なる強みがあり、併用して使い分けることも利便性アップのコツである。

 利便性やコスト削減にダイレクトに響いてくるソフトが、②ユーティリティだ。
 様々な製品が店頭に並ぶが、お勧めはSoftBank SELECTIONからデータ管理に役立つ「ウルトラパーテイションメーカー」と「ウルトラハードディスク抹消」の2つだ。

 前者は、難しいパーテイション作業を簡単に実現できるソフト。パーテイションとはHDDの記録領域を区切って、2つのドライブとして利用できるようにすること。データ保存の安全性などを高めるために行なわれる。
 ウルトラハードディスク抹消は文字通り、HDDのデータを完全消去できるソフト。オフィスの情報漏えいリスク対策に必須のソフトといえそうだ。

 ③専門ソフトとは、特定分野や業種のビジネス効率や利便性を高めてくれるソフトだ。 例えば、2次元や3次元のデザイン設計を支援してくれるCAD。様々なツールがあるが、ヤマダ電機のお勧めはエーアンドエーの「Vectorworks Fundamentals 2009J」だ。ベーシックモデルながら高機能を備え、これからCADを始めるユーザーにも最適。詳細は法人カウンターに相談してほしい。

 

◎複数導入なら「ライセンス購入」を
 オフィスでビジネスソフトを大量導入するなら、「ライセンス購入」がお勧めだ。理由は3つ。①ソフトの使用許諾権(ライセンス)を購入するため1ソフト当たりの価格がパッケージ版より安いことが多い、②省スペース化などソフト管理の手間が減る、③パッケージ版にはない有償/無償のサービスが受けられる場合があるといったことが理由だ。ジャストシステムのように1本からライセンス購入できるケースもあり、小規模オフィスも積極的に利用したい購入法だ。なお、弊誌第22号でライセンス購入について詳述しているので、合わせて参考にしてほしい。

 

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