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2009.02.20 (シャニム26号掲載)

コスト削減、環境対策、利便性を 実現する最新ツール。デジタルOA機器 大全集!Part1

コスト削減、環境対策、利便性を 実現する最新ツール/デジタルOA機器

 

 厳しい経済環境が続くと予想される2009年に向けて、「設備投資を抑える」といった声が漏れ聞こえる。だが、不況の時こそデジタルツールは威力を発揮するもの。その導入はビジネスの利便性を高め、経費削減をも実現できるからだ。

 特に、最新のデジタルOA機器は時流を捉えるかのように、「環境」に配慮した製品が多い。“環境にやさしい”ということは、例えば二酸化炭素の排出量を抑えるために消費電力を減らすといったこと。この結果、コスト削減にもつながっていくのである。

 少し、事務所内を見回してほしい。そのプリンターやプロジェクターを購入したのはいつだろうか。デジタルの進化は早い。わずか数年で大幅に利便性や低コスト化が進むもの。
 実は、不況の時こそ社内のIT機器を見直すチャンスなのだ。厳しい現状に打ち勝つためのデジタルOA機器最新モデルを一挙に紹介しよう。

Part1. ビジネスプリンター(複合機)
Part2. ビジネスプリンター(シングル機) 
Part3. データプロジェクター 
Part4. 通信ツール 
Part5. デジタルビジネス小物
Part6. ビジネスソフト

  

Part1.ビジネスプリンター(複合機)

 

「両面印刷」や「スキャンto」など
標準化が進むコストを削減する機能

  印刷やコピー、FAX、スキャナーと1台で何役もこなすビジネスプリンターの複合機(以下、MFP)は、ドキュメントの有効活用や情報ハブとして様々なオフィスで導入が進む。09年、MFPの選択キーワードは「コスト削減」であり、これを実現している様々な機能が「環境対策」や「利便性」にもつながっているのだ。
 そこで、最新MFPが備えるコスト削減に役立つトレンド機能や、既存機能でコスト抑制につながるものを解説していこう。

 まず、注目のトレンド機能は「両面プリント」である。これは、1度の印刷指示で紙の両面に自動プリントしてくれるもの。つまり、同機能を搭載したモデルを選ぶだけで、単純に用紙消費量や環境負荷を半分に削減できる優れた機能だ。

 最新モデルのミドルクラス以上では、これがほぼ標準機能として搭載されるようになってきた。オフィス内の経費削減や環境負荷の軽減などの対策として、両面印刷のビジネス文書も認知されつつあるだけに、コストや環境を気にかけるオフィスにとっては外せない機能といえる。

 とはいえ、両面に印刷されたドキュメントは使いにくいといった声があることも事実。そうしたユーザーにとっては、複数原稿を1枚に集約できる機能(割り付け印刷)が効果的だ。例えば、最大9ページ分を1枚にレイアウトしてプリントアウトできるモデルもある。裏面を使うことなく、紙の消費量を減らすことができる点は魅力だろう。

 しかも、この割り付け印刷を前述の両面プリントと併用できる機種も多い。集約するページ数にもよるが、見やすさなど実用性を考えると片面4ページ程度の割り付けが最適。これを両面プリントにすることで、8枚分のドキュメントを1枚にできる。外部向けはともかく、社内資料の配付用などとしては十分に活用できるはずだ。

 最近はプリントだけでなく、コピーやFAX送受信でも両面プリントできるモデルが増えている。用紙消費量が半分に抑えられるのはもちろんのこと、プリンターと同様にコピーも「2 in 1」や「4 in 1」などと呼ばれる複数枚を集約可能な機能を備えていることがほとんど。これとの併用により、用紙コストの大幅削減にもつながっていく。
 

MFPのラインアップはA3、A4機とも増加中

 FAXも同じだ。両面FAX受信により、用紙は半分で済む。デジタル化が進んだとはいえ、まだまだFAXの利用頻度が高いオフィスも多いことを考えれば有効な機能である。
 ところで、「そんな機能はなくても裏面ならもう使っている」というオフィスもあるのではないか。だが、気をつけてほしい。

 もともと両面プリント機能を備えていないモデルは、裏紙印刷に適した構造になっていない。使用済み用紙の裏紙を給紙して印刷すると、故障につながる可能性が高くなるのだ。特にメーカーが異なる機種で印刷した裏紙はトナーの種類が異なるため、その危険性は増すばかり。
 両面プリント機能搭載モデルを使ってこそ、安全なコスト削減や環境負荷軽減を実現可能といえる。

[ 写真 ]
MFPのラインアップはA3、A4機とも増加中。オフィスのニーズに合わせて賢く選びたい

MFPならではの利便性

 自動両面に関連した機能で、「自動両面スキャン」機能を搭載したモデルもある。これは、自動用紙送り装置(ADF)にセットしたドキュメントの表裏を自動的に読み取ってくれるもの。用紙の両面を使ったビジネス文書が増えていることを考えると、ドキュメント電子化の利便性を高めてくれる機能だ。

 また、MFPといえば今やネットワークの標準搭載が一般的。これにより実現されている機能が、「PCファクス」「インターネットファクス」や様々な「スキャンto」など。資料の電子化による用紙コスト削減やドキュメント管理の利便性が高まる。

 PCファクスは、プリントアウトせずに電子データとしてFAXの送受信を行なえるもの。用紙コストの削減のみならず、手間の削減にもなるだけにもっと活用してほしい機能だ。
 インターネットファクスは、電子メールアドレス(*1)をFAX番号代わりにネット回線を利用してFAXの送受信を行なうもの。PCファクスと異なり、電話回線を使わないので通信コストの削減につながる。MFPがデータを直接送受信して印刷してくれるので、通常のFAXと同じ感覚で使うことができる。

 一方、MFPでは、スキャン機能をベースに電子文書管理ツールとして活用できることは周知の通り。この利便性を高めているのが、多彩な「スキャンto」機能だ。
 ネットワーク上の指定パソコンへスキャンデータをダイレクト送信できる「スキャンto ファイル」や、ファイルサーバーへ直送可能な「スキャンto FTP」、スキャンデータを直接PDFに変換する「スキャンto PDF」といった機能が、多くのモデルに搭載されている。

 こうした機 能を使った電子文書管理は、大規模オフィス向けと考えている事業所も多い。だが、MFPと電子文書管理ソフトを組み合わせたドキュメント管理は、それこそ 1人で業務を行なうSOHOなどでも利便性はかなり高いものがある。ぜひ、実感してみてほしい。

 コスト削減や利便性アップに役立つ機能 が、ますます強化されている最新モデル。09年はMFP導入やリプレイスの絶好の機会といえそうだ。

 

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