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2008.05.20 (シャニム23号掲載)

会議効率化やコスト削減を実現「Skype」を使ってみよう!

IT使い倒し術

会議効率化やコスト削減を実現
「Skype」を使ってみよう!

リー ジャーナリスト 高田伸一郎

 私は仕事柄、お取引先や お客様が日本中におり、打ち合わせ時間の確保に四苦八苦しています。
 しかし、ここ2年ほどは、定期ミーティングをTV会議ですませられるように なりました。Skypeの登場で“コストゼロ”で複数の人数での会議が可能になったのです。
 現在のSkypeは、3拠点以上をTV会議でつなぐ ことができません。しかし、その導入の容易さ、使い勝手のよさを知ってしまうと、今は早く3拠点以上をつなげられないかと、願うばかりです。本稿では Skypeの使い方を中心に、インターネット時代の新しい仕事の進め方・コスト削減の方法を紹介します。

 

Skype をインストールする

 Skypeは米eBay社傘下のルクセンブルクSkype Technologies社が開発したソフトウェアであり、無償でダウンロードし、使用することが可能です。インストールするには、 Windows2000、WindowsXPまたはVistaが搭載されているPCで、インターネット接続が必須です。
 もちろん、電話機能を使 うためには、マイクとスピーカー、TV会議を行なうためにはWebカメラが必要です(ノートPCだとすべてそろっている場合もあります)。
 

Skypeダウンロード

 ソフトウェアのダウンロードには、Internet Explorerなどのブラウザから、http://www.Skype.com/ にアクセスします。「ダウンロード」を選べば、自動的に始まります。 ダウンロードできたら、インストールします。ダウンロードしたソフトウェアは私のPC(Vista)では図1のようなアイコンです。
 これをダブ ルクリックしてインストールを始めます。Vistaを使っていると、画面が暗くなって「ユーザーアカウント制御」のウィンドウに「あなたが開始したプログ ラムである場合は、続行してください」というメッセージが表示されると思います。この場合は「続行」を選択すれば図2の画面が現れるはずです。

skypeインストール

 ①の言 語選択では「日本語」を、また②の「以下の規約を読みこれに同意します」の左側にあるチェックボックスをチェックすると、③のインストールのボタンが押せ ます。利用規約を確認の上、[インストール]ボタンを押してください。インストールが開始され、終われば自動的にSkypeが起動します(図3)。

skypeインストール

 まず、 Skypeのアカウントを開設しなければ利用できませんから、アカウントを開設の文字をクリックします。「アカウントの作成」ウィンドウが開くはずです。 図4を参考に入力します。希望のSkype名は、他の人が既に使っていると利用できませんから、何回か試さなければならないかもしれません。

skypeインストール

 [次 へ]に進んで、Skype名が決まれば、メールアドレスと、国名・都道府県名の入力です(図5)。入力が終わったら[ログイン]ボタンを押せば、 Skypeが使用可能になります。

skypeインストール

 図6の画面と同 時に「Skype開始ウィザード」が開きます。こちらのウィザードを指示どおりに進めてください。ウィザードに従うことで、マイクのテストや、Skype を使っている人を探すことができます。ひとまず、図6の画面が開けばSkypeのインストールは完了です。

skypeインストール完了

 

Skype の簡単な使い方

 Skypeでは基本的に「コンタクト」と呼ばれる、他のユーザー情報を登録し、「通 話」(WebカメラがPCに接続されていればTV会議が可能)か、「チャット」かを選択します。
 「通話」は文字通りの電話で、チャットは文字会 話のこと。同じ人に対して、「通話」と「チャット」を同時利用することも可能で、言葉では伝えるのが面倒なメールアドレスやURLなどを「チャット」で送 るといった使い方が便利です。

 「通話」するには、連絡を取りたい相手のコンタクトを選択し、緑色の受話器マークのアイコンをクリックし ます。かかってきたときにも同様に緑色のマークのアイコンをクリックすれば、回線がつながって会話できるという仕組みです。電話を切るときには赤い受話器 のマークのアイコンをクリック。操作方法は非常にシンプルです。
 コンタクトが増えてくればわかりますが、相手がSkypeを起動しているかどう かは、コンタクト名の左側のアイコンが緑色かどうかでわかります。自分が離席する際も、ウィンドウ左下にあるアイコンをクリックすれば、相手に自分の状況 を伝えることができます。

 

新しい使い方の提案

 仕事をする上で指示 を出すこともあるかと思います。もちろん、すぐに回答も得たい。この場合には、Skypeで席にいるかを確認し、チャットでメッセージを送ります。
  「業務指示は口頭ではなく、メモを書いて渡すとよい」というような管理テクニックは多くの書籍で言及されていますが、双方向のやりとりがリアルタイムに可 能なので、出張先から「A社に提出した見積の中で○○はいくらにしたか?」というようなことも簡単にたずねられます。

 また、複数の部下 にそれぞれ指示や確認事項を送った後に、メッセージウィンドウを閉じて他の業務を行なうことも可能です。部下から返答がくれば、それぞれメッセージウィン ドウが開きますので、返答を待たずに他の業務を行なえるわけです。
 TV会議も簡単です。Webカメラを接続したPC同士で「通話」をし、[ビデ オを開始]というボタンを押せば、そのままTV会議になります。非常に簡単に導入できるので、私はこの機能を使って、離れた取引先やお客様と定期的なミー ティングを持つことが可能になったわけです。

 また、国際電話も、Skypeでコスト削減できます。通常の国際電話も安くなったとはい え、いまだに1分間約30円以上はかかる状況です。Skypeであれば、1回の接続ごとに日本からは税込5.635円かかりますが、通話料金そのものは1 分間税込2.737円(アメリカ本土や台湾、中国などへの通話)です。
 事前にSkype Outのクレジットを購入するシステムになっています。これは会社の経費扱いにも対応しており、前述したSkypeのWebサイトから、ビジネスに進んで 「ビジネスコントロールパネル」を利用すれば、各社員のSkypeアカウントにクレジットを振り分けられます。Skypeは非常に使いやすいソフトウェア なので、ぜひ、インストールしてご活用ください。

 

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