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2011.05.31 (シャニム35号掲載)

最新モデルガイド Part3「 ドキュメントスキャナー」

 

省電力と生産性アップを両立

オフィス機器最新モデルガイド

Part3「ドキュメントスキャナー」

ビジネス文書の効率活用で省エネ

注目高まるドキュメントスキャナー


 企業の節電活動は必ずしもデジタル機器の利用を控えたり、こまめに電源をオフにするといったことではない。もちろん、こうした取り組みも大事だが、それ以上に業務効率を高めることが必要ではないだろうか。

 例えば、短時間で効率的に仕事を完了させて残業などで発生する照明やエアコンなどのムダな電力消費を削減することは、確実に節電につながるはずだ。

 そうした中、業務の効率化や利便性をアップさせるツールとして、注目されているのがドキュメントスキャナーである。同ツールは、紙ベースのビジネス書類を読み取って電子化するデジタル機器。ペーパーレスによる環境負荷軽減への取り組みや、クラウドコンピューティング(*1)ニーズの高まりから、導入事例が増えている。

 スキャナーといえば、複合機にも搭載されている。社内で共有する資料などの電子化や、デジタル化した文書を社員に一括保存・配信するプッシュスキャンといった用途に複合機のスキャナー機能は便利だが、個人が様々なビジネス用資料をデジタル化するには使い勝手がいいとはいえない。

 そこで、オフィス全体の電子文書化推進や業務の効率化を目的に、卓上型やモバイル型などのスタンドアローン機をパーソナルユースとしてビジネスで活用しているのだ。

 そのメリットは、何といってもスキャナー機能に特化しているからこその使いやすさ。具体的には、「高生産性」「用紙対応力」「多機能性」などである。

 

専用機としての魅力が満載

 まず、スキャナー専用機ならではの生産性の高さは必見。例えば、エプソンの卓上型モデル「ES-D200」はカラー/モノクロとも毎分25枚、両面同時スキャンに対応しているので、最大50ページ分の書類などを1分間でデジタル化できる。

 ADF(自動原稿送り機能)も備えており、大量のビジネス書類を効率よくスピーディーに処理できることも専用機ならではといえるだろう。

 最近は、アップルのiPadをはじめとしたタブレット型端末の登場により、電子書籍への注目が集まっている。雑誌などを個人でデジタル化し、こうした端末に保存して持ち歩き外出先で閲覧する活用スタイルが人気だ。この作業を行なうツールとしても、ドキュメントスキャナーが使われている(*2)。

 PFU「ScanSnap S1100」やキヤノン「image FORMULA DR-150」などのモバイル型は、電源供給も含めPCとUSBケーブル1本で接続できるので、屋外でも書類のデジタル化が可能だ。営業先で入手した資料を、会社に戻らずとも電子化できる利便性は、確実に生産性の向上につながる。

 さらに、生産性アップの要素となっているのが高い用紙対応力だ。一般的なA4サイズの資料はもちろん、請求書や納品書など薄手の伝票類、ハガキに名刺など様々なビジネス書類に対応。ADF搭載機では原稿サイズの自動判別機能を併載していることが多く、様々なサイズが混在する書類をまとめてセットしても、片面や両面かなども判断して読み取ってくれる。

 また、最大読み取りサイズがA4であっても、キャリアシートとよばれるファイル型のケースにA3書類を半分に折って挟み、両面スキャンで読み取れるモデルもある。

 多機能ぶりにも目を見張るものがある。デジタル化した文書を有効活用するためのソフトなどが充実しているのだ。名刺管理や検索など具体的な機能は様々なので、詳細はメーカーのホームページなどで確認してほしい。

 特に、人気が高い機能はクラウドとの連携だ。デジタル化した資料などをネット上のサーバーに保存し、ノートPCやタブレット型端末、スマートフォンなどにより外出先で閲覧するビジネスマンが増えている。前述のPFU製S1100やキヤノンのDR-150は、スキャンしたデータをダイレクトにEvernote(*3)などのオンラインサービスに送信可能だ。

 これだけ充実した性能を備えたドキュメントスキャナーを、ビジネスに活用しない手はないはず。ぜひ、その利便性を店頭で確かめてほしい。

(*1)IT資産を所有せず、ソフトウエアやハードウエアをネットワーク越しにサービスとして利用すること

(*2)書籍の電子化は個人利用に限り可能とされている

(*3)画像やテキストなど、様々なデジタルデータを保存・管理できるクラウドサービス

 

卓上型

エプソン Offirio ES-D200

高速読み取り&多機能が魅力の卓上モデル

●最大A4対応
両面読み取り
●モノクロ25枚/分
カラー25枚/分
●スキャンナビパネル
●原稿サイズ自動判別

 
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モバイル型

PFU ScanSnap S1100

クラウド時代に対応した軽量コンパクト機

●最大A4対応
●片面読み取り
●モノクロ7.5秒/枚
カラー7.5秒/枚
●クラウドサービス連携
●クイックメニュー

 
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モバイル型

キヤノン image FORMULA DR-150

幅広いシーンで活躍するモバイル型モデル

●最大A4対応
●両面読み取り
モノクロ15枚/分
●カラー10枚/分
●USBバスパワー駆動
●ワンプッシュ・スマートスキャン

 
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